Làm gì khi kiện hàng gửi đi nước ngoài bị chậm?
Vì sao kiện hàng gửi đi nước ngoài có thể bị chậm?
Khi gửi hàng quốc tế, thời gian vận chuyển thường phụ thuộc vào nhiều công đoạn. Hàng có thể phải đi qua kho trung chuyển, sân bay và các đơn vị khai thác khác nhau.
Vì vậy, thời gian giao thực tế không chỉ phụ thuộc vào thời gian bay. Các bước kiểm tra, thông quan và bàn giao tại nước đến cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ.
Một số nguyên nhân thường gặp gồm thiếu chứng từ, thông tin người nhận chưa chính xác hoặc phát sinh kiểm tra hải quan.
Ngoài ra, thời tiết, lịch bay và tình trạng khai thác tại sân bay cũng có thể khiến hành trình thay đổi.
Kiểm tra trạng thái đơn hàng trước tiên
Khi nhận thấy hàng giao chậm, việc đầu tiên nên làm là kiểm tra mã vận đơn.
Thông qua mã vận đơn, người gửi có thể biết kiện hàng đang ở kho nào, đã rời Việt Nam hay đang chờ xử lý tại nước đến.
Một số trạng thái có thể khiến người gửi hiểu nhầm rằng hàng bị mất. Tuy nhiên, hàng có thể chỉ đang chờ chuyển tiếp hoặc hoàn tất một bước xử lý.
Do đó, không nên vội kết luận kiện hàng gặp sự cố chỉ dựa trên việc trạng thái chưa cập nhật trong thời gian ngắn.
Kiểm tra thời gian giao hàng dự kiến
Mỗi tuyến vận chuyển có thời gian giao hàng khác nhau. Tuyến bay thẳng và tuyến có trung chuyển cũng có thể có thời gian khác nhau.
Bên cạnh đó, thời gian dự kiến thường không đồng nghĩa với thời gian giao hàng được đảm bảo trong mọi trường hợp.
Khi gửi hàng, người gửi nên lưu lại thông tin về thời gian dự kiến. Nếu kiện hàng vượt quá khoảng thời gian này, có thể liên hệ đơn vị vận chuyển để kiểm tra.
Việc đối chiếu thời gian dự kiến giúp xác định tình trạng chậm ở mức nào.
Kiểm tra xem hàng có đang thông quan không
Với hàng gửi quốc tế, thủ tục hải quan là một bước quan trọng.
Kiện hàng có thể được giữ lại để kiểm tra chứng từ, giá trị khai báo hoặc tính chất hàng hóa. Trong một số trường hợp, cơ quan chức năng hoặc đơn vị khai thác có thể yêu cầu bổ sung thông tin.
Nếu người gửi nhận được yêu cầu cung cấp thêm giấy tờ, nên xử lý sớm để tránh kéo dài thời gian lưu giữ.
Các thông tin như tên hàng, số lượng và giá trị hàng hóa cần được khai báo chính xác ngay từ đầu.
Kiểm tra thông tin người nhận
Một nguyên nhân khác có thể khiến hàng giao chậm là thông tin người nhận chưa chính xác hoặc chưa đầy đủ.
Địa chỉ, số điện thoại hoặc thông tin liên hệ không đúng có thể khiến đơn vị giao hàng tại nước đến gặp khó khăn.
Trong trường hợp này, người gửi nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã cung cấp.
Nếu phát hiện sai sót, hãy liên hệ đơn vị vận chuyển để xem có thể cập nhật thông tin hay không.
Liên hệ đơn vị vận chuyển khi hàng chậm bất thường
Nếu trạng thái đơn hàng không thay đổi trong thời gian dài, người gửi nên chủ động liên hệ đơn vị logistics.
Khi liên hệ, nên cung cấp đầy đủ:
- Mã vận đơn.
- Tên người gửi.
- Tên người nhận.
- Quốc gia và địa chỉ nhận hàng.
- Ngày gửi hàng.
- Nội dung hoặc loại hàng.
- Trạng thái vận đơn gần nhất.
Những thông tin này giúp nhân viên dễ dàng kiểm tra hành trình và xác định lô hàng đang ở đâu.
Không nên tự ý gửi lại kiện hàng
Khi thấy đơn hàng chậm, một số người có thể nghĩ đến việc gửi lại kiện hàng.
Tuy nhiên, điều này không nên thực hiện ngay khi chưa xác định tình trạng kiện hàng cũ.
Nếu kiện hàng vẫn đang được vận chuyển, việc gửi thêm một kiện khác có thể làm phát sinh chi phí không cần thiết.
Trước tiên, hãy xác minh tình trạng lô hàng hiện tại với đơn vị vận chuyển.
Làm gì nếu hàng bị giữ tại nước đến?
Nếu kiện hàng đang được giữ tại nước đến, người nhận có thể cần phối hợp để hoàn tất thủ tục.
Tùy quốc gia và loại hàng, có thể phát sinh yêu cầu về thuế, giấy tờ hoặc kiểm tra hàng hóa.
Người gửi nên theo dõi thông báo từ đơn vị vận chuyển và hỗ trợ cung cấp thông tin khi cần thiết.
Việc phản hồi nhanh sẽ giúp quá trình xử lý được tiếp tục sớm hơn.
Làm sao hạn chế tình trạng hàng gửi quốc tế bị chậm?
Phòng ngừa từ đầu luôn giúp giảm những phát sinh không đáng có.
Trước khi gửi hàng, doanh nghiệp và cá nhân nên kiểm tra kỹ thông tin người nhận. Hàng hóa cũng cần được đóng gói phù hợp với tuyến vận chuyển.
Đối với hàng quốc tế, chứng từ và thông tin khai báo cần chính xác. Những mặt hàng đặc biệt nên được kiểm tra điều kiện vận chuyển trước khi gửi.
Ngoài ra, người gửi nên lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp với thời gian giao hàng mong muốn.
Nếu hàng cần giao gấp, logistics hàng không có thể là một lựa chọn phù hợp nhờ khả năng rút ngắn thời gian vận chuyển trên các tuyến có kết nối hàng không phù hợp.
Sai Gon Airport hỗ trợ theo dõi và vận chuyển hàng hóa quốc tế
Với hàng gửi đi nước ngoài, một đơn vị logistics có quy trình theo dõi rõ ràng sẽ giúp người gửi chủ động hơn khi phát sinh vấn đề.
Sai Gon Airport cung cấp các giải pháp vận chuyển hàng hóa quốc tế, trong đó có logistics hàng không.
Từ khâu tiếp nhận, chuẩn bị hàng đến vận chuyển và phối hợp giao nhận, từng công đoạn cần được theo dõi phù hợp với tuyến và loại hàng.
Khi kiện hàng phát sinh chậm trễ, việc cung cấp mã vận đơn và thông tin lô hàng giúp đơn vị logistics kiểm tra nhanh hơn.
Kết luận
Kiện hàng gửi đi nước ngoài bị chậm không nhất thiết đồng nghĩa với việc hàng đã thất lạc. Trước tiên, người gửi nên kiểm tra mã vận đơn và thời gian giao hàng dự kiến.
Sau đó, hãy xác định hàng đang ở kho trung chuyển, sân bay hay đang chờ thông quan. Nếu trạng thái không cập nhật trong thời gian dài, nên liên hệ đơn vị vận chuyển để được kiểm tra.
Quan trọng nhất là chuẩn bị chính xác thông tin, chứng từ và hàng hóa ngay từ đầu. Đây là cách giúp hạn chế nhiều nguyên nhân có thể khiến quá trình vận chuyển quốc tế bị kéo dài.
Xem thêm :
Những yếu tố quyết định thời gian giao hàng bằng đường hàng không
Giải pháp logistics hàng không cho doanh nghiệp không có bộ phận XNK
