VÌ SAO CẦN CUNG CẤP CHÍNH XÁC GIÁ TRỊ VÀ MÔ TẢ HÀNG HÓA KHI GỬI QUỐC TẾ?

Khi gửi hàng hóa ra nước ngoài, khai báo thông tin là bước quan trọng trong quá trình vận chuyển. Người gửi cần cung cấp đầy đủ tên hàng, số lượng, giá trị và đặc điểm sản phẩm. Những thông tin này giúp đơn vị vận chuyển kiểm tra hàng hóa và chuẩn bị hồ sơ phục vụ thủ tục hải quan.

Tuy nhiên, không ít khách hàng vẫn có thói quen khai báo chung chung hoặc ghi giá trị hàng hóa thấp hơn thực tế. Điều này có thể khiến kiện hàng phát sinh vấn đề trong quá trình kiểm tra và thông quan.

Vậy vì sao cần cung cấp chính xác giá trị và mô tả hàng hóa khi gửi quốc tế? Cùng Indochina Post tìm hiểu những lý do quan trọng dưới đây.

1. Hỗ trợ quá trình khai báo và thông quan hải quan

Mỗi quốc gia đều có quy định riêng đối với hàng hóa nhập khẩu. Cơ quan hải quan sử dụng thông tin khai báo để xác định bản chất, mục đích và giá trị của lô hàng.

Mô tả hàng hóa càng rõ ràng, việc kiểm tra và phân loại càng thuận lợi. Thông tin cần thể hiện đúng tên sản phẩm, chất liệu, công dụng và số lượng khi được yêu cầu.

Ví dụ, thay vì chỉ ghi chung là quà tặng hoặc hàng cá nhân, người gửi nên mô tả cụ thể như:

• Áo thun cotton: 5 chiếc.
• Túi xách bằng vải: 2 chiếc.
• Đồ trang trí bằng gỗ: 3 sản phẩm.
• Phụ kiện điện thoại: 10 chiếc.

Việc khai báo cụ thể giúp cơ quan chức năng hiểu rõ nội dung kiện hàng. Qua đó, đơn vị vận chuyển có cơ sở chuẩn bị thông tin phục vụ thủ tục hải quan.

2. Xác định chính xác giá trị hàng hóa

Giá trị khai báo là thông tin quan trọng trong hồ sơ vận chuyển quốc tế. Tùy quy định của từng quốc gia và loại hình nhập khẩu, giá trị hàng hóa có thể được sử dụng để xác định thuế và các khoản phí liên quan.

Nếu người gửi khai báo giá trị thấp hơn thực tế, cơ quan hải quan có thể yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc tiến hành kiểm tra thêm.

Một số trường hợp cần lưu ý:

• Hàng mua bán cần khai báo theo giá trị giao dịch phù hợp.
• Hàng quà tặng cần mô tả rõ nội dung và giá trị thực tế.
• Hàng mẫu cần thể hiện đúng bản chất và mục đích gửi.
• Hàng cá nhân cần cung cấp thông tin phù hợp với yêu cầu khai báo.

Không nên tự ý khai báo hàng hóa có giá trị bằng 0 hoặc giảm giá trị để tìm cách hạn chế thuế. Việc này có thể gây khó khăn khi xử lý hồ sơ.

3. Hạn chế nguy cơ hàng hóa bị giữ hoặc chậm thông quan

Thông tin khai báo không chính xác có thể khiến kiện hàng cần được xác minh thêm. Cơ quan hải quan có thể yêu cầu người gửi cung cấp hóa đơn, hình ảnh hoặc chứng từ liên quan.

Một số lỗi khai báo thường gặp gồm:

• Ghi tên hàng quá chung chung.
• Khai sai số lượng sản phẩm.
• Không thể hiện đúng chất liệu hoặc công dụng.
• Giá trị khai báo không phù hợp với hàng hóa thực tế.
• Thông tin trên hóa đơn không trùng khớp với nội dung kiện hàng.

Những sai lệch này có thể làm kéo dài thời gian xử lý hồ sơ. Trong một số trường hợp, hàng hóa còn có thể bị từ chối nhập khẩu hoặc xử lý theo quy định của nước đến.

4. Hỗ trợ xác định trách nhiệm và xử lý khi xảy ra sự cố

Giá trị khai báo chính xác còn có ý nghĩa trong quá trình xử lý các vấn đề phát sinh khi vận chuyển.

Trong trường hợp hàng hóa bị mất, thất lạc hoặc hư hỏng, thông tin khai báo có thể được sử dụng làm căn cứ đối chiếu. Tuy nhiên, việc bồi thường còn phụ thuộc vào điều kiện dịch vụ, chứng từ chứng minh giá trị và chính sách của đơn vị vận chuyển.

Người gửi nên lưu giữ các giấy tờ liên quan như:

• Hóa đơn mua hàng.
• Phiếu bán hàng hoặc chứng từ thanh toán.
• Hình ảnh sản phẩm trước khi đóng gói.
• Danh sách hàng hóa trong kiện.
• Chứng từ xác nhận giá trị sản phẩm.

Việc chuẩn bị đầy đủ thông tin giúp quá trình xác minh và xử lý sự cố có cơ sở rõ ràng hơn.

5. Giúp đơn vị vận chuyển tư vấn đúng phương án gửi hàng

Mỗi loại hàng hóa có đặc điểm và điều kiện vận chuyển khác nhau. Khi nắm rõ tên hàng, chất liệu, công dụng và giá trị, đơn vị logistics có thể kiểm tra điều kiện tiếp nhận chính xác hơn.

Ví dụ:

• Thiết bị điện tử cần kiểm tra thông tin về pin và nguồn điện.
• Mỹ phẩm cần xác định thành phần và dạng sản phẩm.
• Thực phẩm cần kiểm tra thành phần và quy định nhập khẩu.
• Đồ dễ vỡ cần có phương án đóng gói phù hợp.
• Hàng có giá trị cao cần được tư vấn về chứng từ và điều kiện bảo hiểm nếu có.

Nhờ đó, khách hàng có thể lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp và hạn chế những phát sinh không cần thiết.

6. Hướng dẫn khai báo giá trị và mô tả hàng hóa chính xác

Để quá trình gửi hàng quốc tế diễn ra thuận lợi, khách hàng nên chuẩn bị thông tin theo các bước sau:

Bước 1: Xác định chính xác tên hàng

Ghi rõ tên sản phẩm thay vì sử dụng những từ chung chung như hàng cá nhân, quà tặng hoặc đồ dùng.

Bước 2: Cung cấp số lượng và đặc điểm sản phẩm

Thể hiện số lượng, chất liệu, công dụng và các thông tin cần thiết khác.

Bước 3: Khai báo giá trị thực tế

Cung cấp giá trị phù hợp với chứng từ và bản chất giao dịch. Không tự ý nâng hoặc hạ giá trị hàng hóa.

Bước 4: Chuẩn bị chứng từ liên quan

Tùy loại hàng, khách hàng có thể cần cung cấp hóa đơn thương mại, hóa đơn mua hàng hoặc danh sách đóng gói.

Bước 5: Kiểm tra lại thông tin trước khi gửi

Đối chiếu nội dung khai báo với hàng hóa thực tế. Đảm bảo tên hàng, số lượng và giá trị không có sai lệch.

7. Indochina Post – Hỗ trợ khai báo hàng hóa khi vận chuyển quốc tế

Khai báo hàng hóa chính xác là một trong những yếu tố quan trọng giúp quá trình vận chuyển quốc tế diễn ra thuận lợi. Việc chuẩn bị thông tin đầy đủ ngay từ đầu giúp hạn chế sai sót và hỗ trợ xử lý thủ tục hải quan.

Indochina Post cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường hàng không và các giải pháp logistics phù hợp với nhu cầu khách hàng.

Khi sử dụng dịch vụ, khách hàng được hỗ trợ:

• Kiểm tra thông tin và đặc điểm hàng hóa.
• Tư vấn điều kiện tiếp nhận theo từng tuyến vận chuyển.
• Hướng dẫn chuẩn bị thông tin khai báo.
• Kiểm tra trọng lượng và kích thước kiện hàng.
• Hỗ trợ theo dõi quá trình vận chuyển.

Nếu chưa rõ cách khai báo giá trị và mô tả hàng hóa, khách hàng có thể liên hệ Indochina Post để được tư vấn trước khi gửi.

Indochina Post Logistics – Kết nối nhanh, vươn tầm thế giới!

Xem thêm :