Khi gửi hàng hóa từ Việt Nam ra nước ngoài, việc khai báo thông tin người gửi và người nhận là bước rất quan trọng. Những dữ liệu này giúp đơn vị vận chuyển xác định chính xác các bên liên quan, xử lý chứng từ và tổ chức giao hàng đúng địa chỉ.
Nếu thông tin bị thiếu hoặc sai lệch, quá trình vận chuyển có thể phát sinh chậm trễ. Hàng hóa cũng có nguy cơ gặp khó khăn khi làm thủ tục hải quan hoặc giao đến người nhận. Vì vậy, người gửi cần chuẩn bị đầy đủ dữ liệu trước khi tạo đơn vận chuyển quốc tế.
Thông tin người gửi và người nhận là cơ sở để đơn vị logistics quản lý đơn hàng trong suốt hành trình. Đây cũng là dữ liệu quan trọng trên vận đơn và các chứng từ liên quan.
Việc khai báo chính xác mang lại nhiều lợi ích:
Người gửi cần cung cấp thông tin cá nhân hoặc doanh nghiệp để đơn vị vận chuyển lập vận đơn. Các nội dung thường bao gồm:
Cần ghi đầy đủ họ tên của người gửi theo giấy tờ tùy thân hoặc tên pháp lý của doanh nghiệp. Không nên sử dụng tên viết tắt nếu chưa được đơn vị vận chuyển xác nhận.
Đối với hàng hóa xuất khẩu của doanh nghiệp, tên công ty cần thống nhất với thông tin trên chứng từ liên quan.
Địa chỉ cần thể hiện rõ số nhà, tên đường, phường hoặc xã, quận hoặc huyện và tỉnh, thành phố. Nếu gửi hàng từ địa chỉ kinh doanh, nên sử dụng địa chỉ thực tế có thể tiếp nhận hàng.
Người gửi nên cung cấp số điện thoại đang hoạt động. Đây là phương thức liên hệ cần thiết khi đơn vị vận chuyển xác nhận hàng hóa, chứng từ hoặc lịch lấy hàng.
Email giúp người gửi nhận thông báo về vận đơn, tình trạng vận chuyển và các yêu cầu bổ sung hồ sơ. Nên sử dụng địa chỉ email thường xuyên kiểm tra để tránh bỏ lỡ thông tin quan trọng.
Thông tin người nhận cần được trình bày rõ ràng để hàng hóa được chuyển đến đúng quốc gia và địa chỉ. Đây là phần cần đặc biệt chú ý khi gửi hàng đi Trung Quốc, Canada, Mỹ, châu Âu và các thị trường khác.
Cần ghi đầy đủ tên người nhận hoặc tên công ty theo thông tin đăng ký. Đối với hàng gửi cho doanh nghiệp, nên xác nhận chính xác tên đơn vị tiếp nhận.
Địa chỉ quốc tế cần được ghi đầy đủ và đúng thứ tự theo quy định của quốc gia đến. Các thành phần thường gồm:
Người gửi nên sử dụng địa chỉ bằng ngôn ngữ được đơn vị vận chuyển chấp nhận. Với các quốc gia sử dụng bảng chữ cái Latin, cách ghi bằng tiếng Anh thường thuận tiện cho việc xử lý vận đơn quốc tế.
Số điện thoại cần có mã vùng quốc gia và đang hoạt động. Ví dụ, mã quốc gia của Canada là +1, Trung Quốc là +86 và Mỹ là +1.
Thông tin này giúp nhân viên giao hàng liên hệ khi cần xác nhận địa chỉ hoặc sắp xếp thời gian nhận hàng.
Email người nhận có thể được sử dụng để gửi thông báo giao hàng hoặc yêu cầu bổ sung thông tin. Người gửi nên kiểm tra lại địa chỉ email trước khi xác nhận đơn.
Một số quốc gia hoặc loại hàng hóa yêu cầu người nhận cung cấp mã số thuế, mã định danh cá nhân hoặc thông tin nhập khẩu.
Tùy theo điểm đến và tính chất lô hàng, đơn vị vận chuyển có thể yêu cầu thêm dữ liệu. Người gửi nên xác nhận trước để tránh phát sinh thủ tục ngoài dự kiến.
Khi lập vận đơn, người gửi nên thực hiện theo trình tự để hạn chế sai sót.
Bước 1: Cung cấp thông tin người gửi
Điền họ tên hoặc tên doanh nghiệp, địa chỉ lấy hàng, số điện thoại và email liên hệ.
Bước 2: Nhập thông tin người nhận
Ghi đầy đủ tên, địa chỉ quốc tế, mã bưu chính, quốc gia, số điện thoại và email nếu có.
Bước 3: Khai báo nội dung hàng hóa
Mô tả chính xác tên hàng, số lượng, trọng lượng và giá trị khai báo. Nên sử dụng tên hàng cụ thể thay vì những mô tả chung chung như đồ dùng hoặc hàng cá nhân.
Bước 4: Kiểm tra chứng từ liên quan
Tùy loại hàng và phương thức vận chuyển, người gửi có thể cần chuẩn bị hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List) hoặc giấy tờ chuyên ngành.
Bước 5: Xác nhận vận đơn
Kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu trước khi gửi xác nhận cho đơn vị vận chuyển. Nếu phát hiện sai sót, cần thông báo sớm để được hướng dẫn điều chỉnh.
Trong quá trình gửi hàng ra nước ngoài, một số lỗi thông tin có thể khiến đơn hàng bị chậm xử lý.
Tên trên vận đơn không trùng với thông tin thực tế có thể gây khó khăn khi xác minh người nhận. Cần kiểm tra kỹ cách viết và thứ tự họ tên.
Mã bưu chính giúp xác định khu vực giao hàng. Nếu thiếu hoặc nhập sai, đơn vị vận chuyển có thể cần xác minh lại địa chỉ.
Số điện thoại quốc tế cần có mã quốc gia phù hợp. Người gửi nên kiểm tra kỹ trước khi cung cấp cho đơn vị vận chuyển.
Thiếu số nhà, tên đường, thành phố hoặc thông tin căn hộ có thể ảnh hưởng đến quá trình giao hàng. Nên yêu cầu người nhận gửi địa chỉ đầy đủ thay vì tự suy đoán.
Mô tả hàng hóa không đúng thực tế có thể ảnh hưởng đến việc kiểm tra chứng từ và thủ tục hải quan. Người gửi cần cung cấp thông tin trung thực, rõ ràng về sản phẩm.
Vận chuyển quốc tế bằng đường hàng không yêu cầu thông tin trên vận đơn và chứng từ phải được kiểm tra cẩn thận. Trước khi bàn giao hàng, người gửi nên lưu ý:
Đối với hàng hóa thuộc nhóm thực phẩm, mỹ phẩm, linh kiện điện tử hoặc sản phẩm có điều kiện nhập khẩu, người gửi nên kiểm tra yêu cầu riêng trước khi gửi.
Sai Gon Airport cung cấp giải pháp vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường hàng không, hỗ trợ khách hàng trong quá trình chuẩn bị thông tin và chứng từ gửi hàng.
Đội ngũ phụ trách có thể hướng dẫn khách hàng kiểm tra dữ liệu người gửi, người nhận và nội dung khai báo trước khi lập vận đơn. Việc chuẩn bị đầy đủ thông tin giúp quá trình tiếp nhận và xử lý hàng hóa thuận tiện hơn.
Sai Gon Airport hỗ trợ tư vấn các nội dung như:
Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu, khách hàng có thể hạn chế những sai sót không đáng có trong quá trình gửi hàng quốc tế.
Khai báo chính xác thông tin người gửi và người nhận là bước quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế. Người gửi cần kiểm tra kỹ họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email và các dữ liệu liên quan trước khi xác nhận vận đơn.
Nếu chưa rõ cách khai báo hoặc cần hỗ trợ chuẩn bị chứng từ, khách hàng có thể liên hệ Sai Gon Airport để được tư vấn phương án vận chuyển phù hợp.
Xem thêm :
Những Lỗi Thường Gặp Khi Gửi Hàng Bằng Đường Hàng Không Những sai sót trong…
Gửi Quà Tặng Từ Việt Nam Sang Canada Bằng Đường Hàng Không Nhu cầu gửi…
Gửi Túi Xách Sang Trung Quốc Bằng Đường Hàng Không Nhu cầu gửi túi xách…
Vận Chuyển Linh Kiện Điện Tử Sang Canada Bằng Đường Hàng Không Nhu cầu vận…
Vận Chuyển Cà Phê Việt Nam Sang Trung Quốc Bằng Đường Hàng Không Cà phê…
Những Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Cước Phí Vận Chuyển Hàng Không Cước phí vận…